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2 Tips para mejorar tu manejo del tiempo

Gabriela Cuyun — Mon, 31 Jul 2023 11:15:00 +0000

“Cómo ser más productiva” es algo que quizá has googleado o escrito en el buscador de TikTok más de una vez y estoy segura que has resultado con más de 10 hacks no sólo por tu búsqueda sino por el contenido que te bombardea a diario (entre esos el mío, quizá ). Es un tema que últimamente nos interesa por la forma en que hemos estado trabajando – o no trabajando – por el nivel high de distractores que tenemos ahora. El manejo del tiempo es clave para alcanzar aquello que queremos o simplemente para utilizarlo en las cosas que sí importan.

Y ya sé, no quiero ser otro contenido adicional a todo lo que has leído, visto o escuchado porque así como tú, yo también ya estoy un poco desesperada del tema. Sobre todo por la presión que genera, la comparación que causa y la ansiedad a la que lleva. Yo misma te he compartido algunos hacks antes por aquí pero esta vez no vengo con tips de 10min.

Aunque sí hay hacks super útiles rondando por la web, no nos servirán de nada si no tenemos seteadas correctamente algunas cosas de base. Esa base es muy personal y siempre digo que es totalmente experimental tomando en cuenta que no todas funcionamos de la misma manera ni mucho menos tenemos las mismas prioridades ni la misma forma de trabajo ni las mismas condiciones.

El manejo del tiempo es algo maleable, algo con lo que podés variar y jugar y aunque suene a que deberías de pasar 8 horas en máxima concentración diaria, te sorprenderías de lo que lograrías en solamente 4.

Haciendo a un lado los hacks express, hoy quise dar un paso hacia atrás y darte 2 tips un poco más profundos y sí, quizá un poco más laboriosos pero quizá es debido a ellos que los hacks de 10min no te estén funcionando.

2 tips para mejorar tu manejo del tiempo

1. Evaluá tus rutinas, cambialas y jugá con los bloques de tiempo

¿Hace cuánto tiempo tenés la rutina que tenés? y ¿hace cuánto tiempo no observás si te sigue gustando o si te está funcionando? Las rutinas impactan en tu rendimiento y pueden ayudarte muchísimo en manejar el tiempo.

Hacé la lista de tu rutina actual e identificá aquello que funciona y lo que no funciona. Pasá a limpio lo que tiene buena pinta y antes de seguirla llenando preguntate si es necesario seguirla llenando. Sé selectiva, simple, menos es más. Elegí sólo aquellas acciones que apoyen los objetivos en los que estás enfocada actualmente.

Luego, creá bloques de tiempo en donde te permitás tener tiempos de trabajo de alto enfoque y tiempos de trabajo más relajados. Esto es muy personal, no les preguntés a los demás cuánto tiempo les funciona para cada cosa. Preguntátelo tú, experimentalo tú.

mi último experimento

El año pasado, por tener trabajo acumulado, me tocó madrugar y empezar súper temprano en la mañana para avanzar. Mi sorpresa fue no sólo que me funcionó sino que me gustó. Pierdo la atención muy rápido pero a esa hora es más fácil mantenerla y estoy más fresca.

Así que este año implementé despertarme a las 5am (que por cierto, leí el libro “El club de las 5am ” que me ayudó, más no creé mi rutina así) y de 5am a 6am tengo una rutina super slow y cozy y de 6am a 7:30am tengo mi primer bloque de trabajo de alto enfoque. Aquí va mi tarea más importante o la más tediosa luego sí tengo mi rutina matutina de ejercicio, desayuno y estudio para luego tener un bloque de trabajo normal, un break de 30min y justo antes del lunch viene mi segundo bloque de alto enfoque. Luego del lunch o de la 1pm, ya no funciono igual pero para ese entonces ya abordé todo lo importante. El resto del día, si no lo he terminado, es para trabajo relax o para lo que amo amo amo que es tener sesiones contigo

(PD: Durante los bloques de alto enfoque podés probar usar algún hack de manejo del tiempo tipo Pomodoro, te dejo estas sheets que podés adquirir en mi web para llevar mejor control)

Es mi caso y puede que no lo tenga para siempre pero es lo que me funciona ahorita en base a lo que necesito ahorita.

El mayor problema de las personas con sus rutinas nuevas – y de mis clientas también – es la falta de constancia. Prueban sus nuevas rutinas un par de semanas y luego empiezan a olvidarla, luego me dicen: “Gaby, es que no me funcionó” Lo siento, pero no tenés suficiente data para llegar a esa conclusión. Hasta no probarla bien, no lo vas a saber.

Hey, ¿y las rutinas no deberían de mantenerse a lo largo del tiempo?

Mientras la rutina te funcione, genial. Mientras la rutina ya no cumpla su objetivo, ¿por qué vas a mantenerla?

Yo misma voy cambiando mis rutinas en el tiempo porque:

Mi enfoque de trabajo va cambiando
Mis necesidades son distintas
El tipo de tareas ya no son los mismos
Me aburrí o busco cambios (y esto es algo muy personal, aunque no soy la única, que necesita cambiar cosas para generar resets a lo largo de los ciclos o períodos)

2. Aprendé a determinar las tareas importantes

Ya sé que no parece un tip y que suena obvio pero cada vez noto más lo difícil que se nos hace esto.

En las sesiones de coaching siempre me dicen que “todo es importante” y no es cierto. Si todo fuera importante deja de haber importancia inmediatamente. Tiene que haber una jerarquía. Tienen que haber prioridades.

Si estamos usando el tiempo en tareas irrelevantes, estamos haciendo mal uso del tiempo y eso nos consume energía, lo que afecta nuestro rendimiento y enfoque. No todo es importante. Aprendamos a ser selectivas.

Una forma para identificar que sí es importante:

Enlistá en orden jerárquico tus objetivos actuales – no mas de 3 objetivos
Tomá tu lista de tareas y anotá al lado de cada una a qué objetivo corresponde
Si no corresponde a uno de los 3 objetivos, no es importante
Los que sí corresponden, ya los tendrás en orden de importancia jerárquico y ya podrás tomar mejores decisiones sobre ellas

Y también está esta matriz mágica que nos ayuda en casos de urgencia a reaccionar ante tareas cuando estemos abrumadas. Te dejo el link a mi web por si querés adquirir el bundle completo y volverte una pro con tus horas.

Sé que los hacks de hoy son un poco más deep y requieren más trabajo, observación y experimentación pero daría igual limpiar una rama si la falla está en la raíz. O algo así es el dicho.

Siempre soy feliz de conocer tu opinión por redes, por el boletín Lunar, por aquí, por donde sea. Y espero que esto te ayude un poquín a volver a configurar las cosas importantes para ti, ya que venimos de un reset de medio año, quizá estás lista para esto YOU GOT THIS!

Un besito y nos leemos en el Boletín Lunar.

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Time hacks para millennials

Gabriela Cuyun — Mon, 02 May 2022 15:00:00 +0000

Con tanta distracción en nuestro mundo millennial se nos hace (aún más) difícil concentrarnos y lograr enfocarnos por largos períodos de tiempo en cierta tarea.

Para añadirle leña al fuego , crecimos con la idea de que “hacer más es ser más”. Y eso nos lleva a querer abarcar tanta cantidad de tareas para cubrir ese feeling de “yo valgo porque estoy haciendo mucho”. ¡Que levante la mano quien no le ha pasado!

Cuando todas nuestras tareas “son prioridad”, inmediatamente deja de haber una prioridad en absoluto, se nos olvida que hay objetivos específicos que sí nos llevan a un fin y eso de eliminar tareas se nos hace taaaaan difícil.

Pues en fin, hoy quiero ayudarte un poquito con esto.

via GIPHY

Quiero dejarte algunos time hacks para millennials que puedan serte de ayuda para que vayás incorporando, poco a poco, en tu vida en general. Ojo, que esto de ser poco eficientes no nos pasa sólo respecto al trabajo, también en nuestras rutinas diarias. ¿No te pasa que querés salir rápido de casa para esa reunión especial con tus amigos y n u n c a que lográs salir? Pues ahí está.

Presentando:

10 time hacks para ser más productiva en el mundo millennial

De grande a pequeño. Planificá por semana y destacá el objetivo semanal (no más de dos). Esto te va a indicar de qué se tratará tu semana y te va a permitir elegir sólo las tareas que te lleven a lograr esos objetivos. El resto de tareas, las podrás eliminar, delegar o asignarles fecha para llevar a cabo en otro momento.
Identificá los resultados que querés para tu día. Cuando el día llegue a su fin, ¿qué resultados habrás querido lograr? Anotá esas 2 o 3 (no, no 10 ) cosas que querrás haber alcanzado y que por lo mismo te ayuden a priorizar y mantenerte con ese enfoque. Mantenelo simple y claro.
Primero, lo más tedioso. Sí, deshagámonos de esa tarea aburrida, tardada, tediosa o pesada de una vez. Cuando la hayás logrado vas a sentir que tu día fluye y se siente menos pesado, dejándote más espacio y energía para seguir con lo demás.
Apagá las notificaciones de correos electrónicos. Estos te distraen más de lo que te ayudan. Cada vez que te llega un nuevo correo, te hace voltear a ver tu teléfono sólo por si a caso es importante. ¿Cuántas de la veces es verdaderamente importante? …Sé sincera. Ok, silenciá y luego apartá un momento específico del día para revisarlos todos juntos sin que estos estropeen tu atención en otra tarea
Limpiá tu agenda. Revisá tu to do list del día y cuestionate sobre cada tarea, ¿cuáles sí son realmente importantes y cuáles son más bien irrelevantes? De nuevo… se sincera nos cuesta identificar lo irrelevante porque “todo es importante” pero de verdad que no lo es. Eliminá o delegá las cosas que no hacen ningún cambio, avance o mejora en tu trabajo, día, rutina o vida.

Seguí la regla de los 2 minutos. Este time hack para millennials es calve. Si surge alguna tarea que te toma menos de 2 minutos, hacela inmediatamente. Como dice David Allen’s en su libro “Getting Things Done”, a veces anotar los pendientes en una lista nos toma más tiempo que hacer ese pendiente y así eliminarlo por completo. Eso sí, sólo si te toma menos de 2 minutos, una llamada, un correo, hacer la lista del super, una compra urgente en línea, etc.
Tomá más breaks. ¿Eso no me hará perder más tiempo? Noup. Bueno, depende cómo los usés. Lo cierto es que al tomarte descansos, permitís que tu mente reflexione, descanse, tenga claridad, esté fresca, sea más eficiente y analice ciertas cosas o soluciones que necesitás para llevar acabo algo más. Cuando regresás a tus tareas, de alguna manera ya sabés cómo operarlas y por lo mismo, te toman menos tiempo.
Asignale tiempos específicos a cada tarea. Si hay un horario a respetar, tenemos más probabilidades de cumplirlo. Esto es porque nuestro cerebro puede crear una imagen de cómo será nuestro día y es más fácil apegarse al itinerario incluso de forma inconsciente. ¡Que nuestra mente es wow!, ¿no?. También, al asignarle tiempos (realistas) a cada tarea podés observar qué sí será posible realizar en el día y que no. Esto también te ayuda a eliminar y enfocarte en lo realmente importante. ¡Ja! dos pájaros de un tiro.
Eso de ser multitasker ya pasó de moda. Hacer varias tareas al mismo tiempo sólo hace que tu atención y enfoque se reparta en pedacitos y te tome más tiempo terminar cada una de ellas. Tomá tarea por tarea y hasta que terminés una, continuás con la otra.
Tomá vuelos de 20 0 30 minutos. Me refiero a que pongás tu cel en modo avión es difícil pasar un día entero sin cel porque, no lo vamos a negar, es una herramienta de nuestro día a día pero, tampoco lo vamos a negar, interrumpe nuestro flow de enfoque. Si te negás a pasar tanto tiempo sin notificaciones activas, apagalas por tiempos de 20 o 30 min y durante ese tiempo enfocate al mil en una tarea. Hacelo cuantas veces en el día sea necesario.
Bonus. ¡Juguemos a contra tiempo con el tomate! Con la técnica del pomodoro vas a sentirte como en un challenge a contra carrera. ¿Quién podrá más? ¿tú o el tomate? Si no sabés de qué estoy hablando, te dejo este blog post en donde te lo explico mejor.

¿Cuáles de los time hacks para millennials vas a probar primero? Te motivo a que probés aunque sea sólo uno y poco a poco vayás incorporando más en tu día. Se trata de irlos probado y que te sintás cómoda y aliviada en vez de abrumada, sino, volveríamos a lo mismo.

Seré la más feliz si me contás cuál pusiste en práctica o si me compartís tus propios time hacks por aquí estaré feliz de leer ese mensaje tuyo. Espero que estos puntos te ayuden a hacerle espacio a las cosas realmente importantes de tu vida como tus metas.

Un besito,

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5 cosas que consumen tu tiempo

Gabriela Cuyun — Mon, 22 Nov 2021 16:00:00 +0000

Y aquí no incluyo las redes sociales estas son de las que no te dicen normalmente. Ya que nuestro mundo millennial se encarga de bombardearnos con info por todos lados, a toda hora, estamos muy desenfocadas y dispersas a lo largo del día. Esto lo tenems muy claro pero, a demás de eso, hay otras prácticas que consumen tu tiempo y no siempre somos conscientes de ellas.

Al identificarlas, podemos asignarles el tiempo correcto o incluso eliminarlas.

Hablo un poco más de cómo nos organizamos en el día a día (o más bien cómo no nos organizamos). Y no, no hablo de estructurar rigurosamente de la A a la Z cada segundo de tu día, tranqui.

Me lanzo de una vez a detallarte estos 5 puntos para no ser yo misma una de esas cosas que consumen tu tiempo

5 cosas que consumen tu tiempo

1. No planificar tus tareas antes de inciar el día

Pasa que si no tenemos un plan para el día, hacemos muchas cosas sin tener claro a dónde nos llevará y ni siquiera sabemos si es necesario hacerlo o no. Cuando planificás tu día, simplificás el hecho de tener que detenerte a pensar en qué hacer a continuación. Esta pausa continua consume tu tiempo y te atrasa.

Cuando tenés un plan claro, fluís a lo largo del día. A demás, mientras planificás tu día, tu mente automáticamente empieza a imagiar cómo llevar a cabo cada tarea, digamos que tu mente «crea» los pasos para que tu ya sólo pongás manos a la obra. Genial, ¿no?

TRUQUITO: Hacé una lista de tareas la noche antes o muy tempranito antes de empezar tu día para que cuando estés lista para trabajar ya no tengás dudas y fluyás como niña en tobogán.

2. No tener claro el objetivo principal del día

Este va de la mano con el anterior. Tener una lista de tareas es buenísimo pero si no tenemos identificadas las tareas más importantes, puede que se queden volando o que no se lleven a cabo y toque hacerlas otro día, es decir, si no las hacemos, no avanzamos en realidad.

TRUQUITO: Las tareas importantes debes estar conectadas con tu objetivo. Si te has trazado metas, tus objetivos están claros. Que tus objetivos guíen tu planificación para asegurarte que estás haciendo tareas realmente necesarias en vez de hacer cosas por gusto.

3. Cansancio

Al estar cansada, tu mente no está enfocada así que al hacer cierta tarea, divagás, pensás en mil cosas al mismo tiempo. Lo que podría tomarte 30 minutos, termina tomándote 60.

¿No te ha pasado que cuando estás cansada te ponés «lenta»? Tipo abrir Excel y quedarte viendo la pantalla por 10min sin escribir nada más que el título. Ajá, esto definitivamente consume tu tiempo.

TRUQUITO: Dormí bien, pero ojo, descansar no es solamente dormir. También es desconectar tu mente, hacer cosas que te llenan, te nutren, te inspiran. Hacer cosas que te dan vida. Hacé eso que tanto te gusta, como tu hobbie, hablar con gente que te llena de energía, visitar lugares nuevos, respirar aire puro, tomar un baño caliente. Descansá de tu día a día.

4. No "organizar" tu mente

Y eso ¿cómo se hace? a ver, suena un poco complicado pero no debe serlo. Mil millones de pensamientos e ideas rondan por nuestra cabeza a toda hora. Norrrrrrrrmal. Y aunque pareciera que es bueno «tener tanto pensamiento», esto cansa y consume tu tiempo porque evita que te enfoqués 100% en una sola tarea o idea.

Mientras querés planificar el contenido de tu pequeña empresa para el mes siguiente estás con que se le acabó la comida a Pancho (tu perro), que se te ocurrió probar una nueva receta, que tal curso de lettering quedaría perfecto para el regalo de cumple de tu bff etc etc etc etc etc etc…

Etc.

TRUQUITO: Detenete un momento del día y escribí tooooooodo lo que se cruza por tu cabeza en este momento. Descargá toda idea, sentimiento, pensamiento, chiste y ocurrencia. Sacalo. Limpiá tu mente para que cuando estés trabajando en ese plan de contenido o cualquier otra cosa, no tengás todo esto interrumpiéndote.

5. Tener activas tus notificaciones en momentos de concentración

Bueno, sí, este ultimo es un clásico pero lo quise mencionar porque aunque lo sepamos, hacemos caso omiso. Silenciar aunque sea por 1 hora tu cel, puede ser una M A R A V I L L A. De verdad, puede permitirte avanzar más de lo que imaginás y es que cada notificación es una tentación, es un reto entre el cel y tu, a ver quién aguanta más. Y en esta lucha, ya sea que ganés o no, se consume tu tiempo, pensando en qué puede decir ese mensajito y desviando tu atención.

TRUQUITO: Intentá silenciarlo por lapsos de tiempo. No digo que apagués tu cel, aunque también sería bueno de vez en cuando. Pero probá a darte respiros sin soniditos que perturben tu concentración.

También es útil establecer tiempos en los que te harás cargo de tus redes y convers. Por ejemplo, «de 3pm a 4pm revisaré toda notificación, contestaré correos y le enviaré el contacto a mi mamá del salón de belleza por el que tanto me insiste y no me manda un «ping» sólo porque el Blackberry ya no se usa». (Si entendiste esto último, definitivamente sos toda una millennial )

Listo, espero que esto te ayude a enfocarte y usar mejor el tiempo para tus objetivos y metas, contame cuál de estos 5 es el que más consume tu tiempo y qué truquito vas a intentar hacer esta semana para hacer mejor uso de tu tiempo.

Si aún no has establecido metas pero sentís que estás lista para hacer esas grandes cosas para las que has nacido, yo te puedo ayudar a ejecutarlas con un plan, hablemos por aquí y con gusto puedo guiarte.

Arriba esas metas y sueños, bonita. Te están esperando y tú estás lista para grandes cosas.

Por cierto, en este otro blog post te dejo otra técnica que puede ayudarte a mejorar tu atención en tus tareas importantes.

Un besito,

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La economía de la atención

Gabriela Cuyun — Sun, 14 Nov 2021 16:00:00 +0000

Una de las razones por las que nos cuesta ser productivas es que, muy seguido, se nos va la cabeza al reel que subió la mejor amiga, al outfit que necesitamos para el finde y al curso de francés que nos apareció en FB. Sí, es muy fácil perder la atención.

Y es que nuestro mundo actual está diseñado para eso, para llamar nuestra atención. Nos bombardean por todos lados con muchos tipos de distracción y notificaciones. Y aunque si no fuera por FB, nunca nos animaríamos a tomar ese curso de francés, perdemos bastante tiempo valioso indagando en la red.

Hace un tiempo leí sobre un universo paralelo que me encantó. De nuevo, del libro Mink hacking de Sir Jhonn Hargrave del que también te hablo aquí.

Imaginá esto:

Te despertás en un universo igual a este, pero con esta gran diferencia:

El dinero ha sido reemplazado por la atención

Cada persona del planeta tiene pequeños medidores en la cabeza que muestra en dónde han gastando su límite diario de atención. Digamos que un minuto de tu atención vale un dólar. O sea, cada vez que te sentaste a ver un par de horas del Juego del Calamar, pagaste $120 por el privilegio. Cuando tu mente se obsesiona con un chisme que ni es sobre ti, gastás $15. Y cuando das scroll en TikTok, pagás $60.

¿Cuánto estás gastando al día en términos de atención?

Nuestra atención es crucial, es tiempo y es dinero. Porque, si lo pensás bien, ese universo paralelo no está taaaan lejos de la realidad (a excepción del medidor, gracias a dios). El tiempo es dinero y es de tus recursos más valiosos.

Es cierto, perder la atención no es nada complicado en este mundo que desborda de publicidad, mensajes, avisos y personas que creen que son dueñas de tu tiempo y que vas a estar 24/7 pegada al cel esperando a que llegue cualquier mensaje que te puedan enviar.

Saberlo llevar es más bien un juego mental. Un challenge entre tu y tu mente a ver quién puede más. Es más bien una práctica, un ejercicio. Pero se puede.

Tu podés ganarle a tu mente y tener el control, la mante sólo hace lo que tú le digás, entre esas, perder la atención. Debido a que tenemos períodos muy cortos de atención, quizá te pueda funcionar esta técnica:

La técnica del pomodoro

Muy famosa y muy sencilla pero requiere de repetición para que agarrés el rítmo.

Se trata de trabajar en full concentración por períodos de 25min y descansos de 5min. Cuando completés 4 pomodoros (1 hora), te tomás un descanso más largo de 15 o 20min en donde podés hacer lo que querrás, incluso revisar tu DM por si ya hay un mensajito del fan. Pero por favor, los tiempos de concentración usalos bien.

Con la práctica, quizá logrés ampliar tus tiempos de concentración, modificarlos según tus necesidades y a tu gusto pero recordá que lo que buscamos es tener el control de nuestra atención y que los tiempos de descanso son necesarios para evitar la tentación.

Esta técnica también te ayudará a tener una mejor gestión del tiempo y de tus tareas ya que deberás organizarlas antes de empezar los pomodoros.

Tips extra para no perder la atención

Poné el cel en silencio durante los períodos de concentración
Ponete cómoda y buscá un lugar que te guste para trabajar
Evitá comer en tus períodos de concentración porque… comer también es una distracción (una de la cual soy culpable)
Suele pasar que durante los minutos de concentración te recordás de otra tarea pendiente por hacer o una idea o una o una llamada que te hará perder la atención. Todo lo que te surja, escribilo en un papel y al terminar tus tiempos de concentración lo planificás o lo acomodás en alguna parte de tu agenda para que no se quede en tu cabeza dando vueltas.

Reminder

Cada distracción que permitís, te hace menos productiva y más «olvidadiza». Cada distracción deja que se te escapen un par de dólares por ahí

No es por nada que eso de llevártelas de multitasker ya no está de moda. El trabajo que se hace en estas situaciones no es de «calidad» y tu atención está COMPLETAMENTE dividda. Así que estarás regresando una y otra vez a cierta tarea hasta que esté bien hecha, hasta que tengás la mente bien enfocada.

¿Cuánto dinero estás gastando en las cosas en las que se va tu atención?

Te invito a que te observés por hoy, a que identifiqués las cosas que te hacen perder enfoque, tiempo y dinero. Porque ese universo paralelo no está tan lejos y porque todo ese tiempo perdido es tiempo que le podés dar a tu meta, a la vida de tus sueños.

Espero te sirva, bonita. Contame en los comentarios si ya la has probado

Y si necesitás ayuda para ejecutar tus sueños, establecer tus metas u organizar un plan infalible para hacerlas realidad, yo te puedo ayudar por aquí.

Un besito.

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